Новинка от Girteka Logistics: электронный документооборот и быстрые оплаты для партнеров-перевозчиков

Girteka Logistics успешно инвестирует в разработку ИТ-решений и технологий для автоматизации процессов. Оцифровка операций сделала возможным переход на электронный документооборот и позволила компании значительно сократить сроки исполнения финансовых обязательств перед перевозчиками. 

Girteka Logistics является ведущей в европейском регионе транспортной компанией, которой доверяют тысячи клиентов. Однако даже 8 000 тягачей бывает недостаточно, чтобы выполнить все обязательства в срок, так как логистика, как никакая другая отрасль, подвержена воздействию множества внешних факторов и непредвиденных обстоятельств. Поэтому компания заинтересована в налаживании сотрудничества с надежными перевозчиками, выполняющими рейсы в Россию, страны СНГ, Европы, и Центральной Азии.

Чтобы сделать сотрудничество эффективным и сократить сроки исполнения финансовых обязательств перед своими партнерами-перевозчиками, компания Girteka Logistics создала цифровую платформу Partners Portal, которая сделала возможным запуск полномасштабного электронного документооборота.

Работа с документами на бумажных носителях предполагает, что срок оплаты счета-фактуры отсчитывается со дня получения заказчиком оригиналов первичных документов перевозки (транспортной накладной, инвойсов и проч.). Обычно в транспортных заявках присутствует обязательный пункт: «срок оплаты: 15, 20, 40 дней после получения оригиналов сопроводительных документов». Однако фактический срок, когда перевозчик получит деньги на счет, может растянуться на недели и составить 60-90 дней, если каденция водителя только началась, и он еще не скоро вернется на базу, чтобы передать документы бухгалтеру.  Небольшая транспортная компания не может в полной мере управлять своими финансами, если сроки получения прибыли растягиваются на несколько месяцев, и это может сказаться на ее дальнейшем росте и развитии.

Электронный документооборот , который запустила Girteka Logistics, позволяет ускорить  доставку и обработку первичных документов перевозки и, соответственно, значительно сократить сроки оплаты счетов за выполненные услуги.

«Girteka Logistics стремится стать №1 для своих клиентов и партнеров, именно поэтому, опережая время, мы внедряем цифровые технологии в свои логистические бизнес-процессы. Пандемия коронавируса, переход на удаленную форму работы, перебои в цепочках поставок из-за карантинных мер, закрытие границ между государствами и прочие факторы только ускорили оцифровку большинства операций в компании Girteka Logistics, в том числе – переход на электронный документооборот», — говорит Зигмас Миколюнас, руководитель бизнес-подразделения российской деятельности Girteka Logistics.

Документация 46% перевозок в Girteka Logistics уже обрабатывается и хранится в электронном формате. К концу года компания планирует увеличить эту цифру до 70%.

Благодаря внедрению электронного документооборота компании удалось сократить сроки оплат для подрядчиков за перевозки в международном сообщении до 30 дней. Это значит, что перевозчику достаточно войти в Личный Кабинет и загрузить на платформу электронную копию транспортной накладной (CMR) и счет-фактуру, и через 30 дней услуга перевозки будет оплачена. Под «электронной копией» подразумевается также фотография документов в хорошем качестве, сделанная водителем на телефон сразу после отгрузки.

Если в транспортной заявке будет указано, что перевозчик обязан предоставить оригиналы первичных документов перевозки груза, срок платежа также будет отсчитываться со дня добавления электронной копии документов на платформу, и составит 30 дней.  Но только при условии, что оригиналы документов будут доставлены по почте или курьерской службой доставки в офис Girteka Logistics в течение этого периода.

«Электронный документооборот позволил Girteka Logistics сократить сроки оплат за выполненные услуги для перевозчиков, что является особенно важным для устойчивой и стабильной работы транспортных компаний», — добавляет Зигмас Миколюнас.